Bağlantılara atla

Evden Çalışanlara 10X Verimlilik Artırma Rehberi

En Kapsamlı Rehbere Hazır Olun!

Evden çalışmak, birçok kişiye ailesi ile daha fazla vakit geçirme ve ek gelir elde etme imkanı sağlamaktadır. Dünya geneline yayılan Covid-19 virüsü nedeniyle birçok firma evden çalışma modeline geçmiştir. Evden yapılan çalışmalarda verimliliği artırabilmek için kişinin kendisini hazır hissetmesi ve çeşitli teknolojik imkanlara sahip olması gereklidir.

Verimliliği artırabilmek için çalışma ortamınızı ayarlamanız, çalışma saatlerini belirlemeniz ve mola vereceğiniz zamanları belirleyerek oluşturduğunuz kurallara uymanız gereklidir. Kendinizi ev ortamında değil iş yerinde gibi hissetmeniz ve iş disiplini kapsamında hareket etmeniz gerekmektedir.  İş disiplinini kaybettiğiniz anda verimliliğinizin düştüğünü, yapmanız gerekenden daha az iş yaptığınız görebilirsiniz.

evden çalışma (remote) istatistikleri
Kaynak: https://blog.hubspot.com/marketing/remote-work-stats

Evden Çalışmak Ne Demek?

Evden çalışmak, ofise gitme zorunluluğu olmadan, evinizden bilgisayar ve internet bağlantısı üzerinden çalışma yöntemidir. Kendi projeleriniz için çalışabildiğiniz gibi bağlı bulunduğunuz firmanın sistemine uzaktan bağlantı yaparak çalışmalarınızı evden yönetebilirsiniz. Bu yöntemlerin hepsine evden çalışma denilmektedir.

🔶 Evden Çalışmanın Avantajları

Evden çalışma yöntemi herkes için ilgi çekicidir. Evden çalışmak giderleri azaltmakta ve insanların ulaşım için yollarda zaman kaybetmesini önlemektedir. Evden çalışmanın avantajları şunlardır:

  • Pazartesi sendromu yaşanmaz,
  • Sabah ve akşam servis kaçırma sorunu olmaz,
  • Kendi aracını kullananlar için benzin masrafı azalır,
  • Trafik sorunu yaşanmaz,
  • Bebekli anneler için akılları evde kalmaz,

Kişisel olarak düşünüldüğünde evden çalışma yöntemlerinin sağlamış olduğu avantajlara daha fazla madde eklenebilir.

🔶 Evden Çalışmanın Dezavantajları

Evden çalışma yöntemini daha çok patronlar tercih ederken, son dönemlerde birçok meslek dalı birçok çalışanının evden çalışmasını sağlamıştır. Evden çalışmanın avantajları gibi dezavantajları da vardır.

  • Ev ev iş yaşamını birbirinden ayırmak zorlaşabilir,
  • Esnek çalışma saatleri nedeni ile gece saatlerinde de çalışmak zorunda kalabilirsiniz,
  • Sürekli evde kalacağınız için sosyalleşme azalacaktır,
  • Yaptığınız iş başkaları tarafından küçümsenebilecektir.

İşinizde başarılı olabilmek için dezavantaj oluşturacak durumları yapacağınız planlamalar ile azaltabilir, onları verimli hale getirebilirsiniz.

Evden Çalışırken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Home ofis olarak adlandırılan evden çalışma modelinde, başarılı olabilmek için nelere dikkat etmeniz gerektiğini bilmelisiniz. Kendi yapacağınız listeye göre günlük işlerinizi düzenleyebilir ve her işinizi saatine göre yapabilirsiniz. Evde çalışırken dikkat edilmesi gerekenler şunlardır:

➡️ Çalışma saatlerinizi ve mola saatlerinizi belirleyin

İş disiplini oluşturabilmek için çalışma saatlerinizi belirlemeli, ofise gidiyormuş gibi her gün aynı saatte uyanmalı ve iş saatinde çalışmaya başlamalısınız. Çalışma saatleri içerisinde, kısa dinlenme zamanlarını belirlemeli ve belirlenen saatlerde mola vermelisiniz.

➡️ Yapılacaklar listesi hazırlayın

yapılacaklar listesi

Yapacağınız işin türüne göre, hangi saatte ne yapacağınızı, çalışma süresi ve mola süreleri için zaman çizelgesi hazırlamalısınız. Günlük işleriniz için mail takibi, müşteri görüşmeleri, içerik hazırlama gibi tüm işler için liste hazırlamalı ve bu listeye uymalısınız.

➡️ İş planınızı en iyi şekilde optimize edin

İnsanlar işlerinde en verimli oldukları saatleri belirlemelidir. Daha çok sabah saatleri en verimli saatlerdir ve önemli işlerini bu zaman diliminde yapmaları gerekir. Sabah ile öğle saatleri arasında, karar verme ve verilen kararları inceleme işlerini yapabilirsiniz. Öğleden sonra oluşacak yorgunluk, dikkat dağınıklığına neden olabilecektir.

➡️ İşe gider gibi giyinin, işe gitmiş gibi davranın

Evden çalışırken, istediğiniz verimliliği sağlayabilmek için çalışma ortamınızı ayarlamanız ve kendinizi işte gibi hissetmeniz için işe gider gibi giyinmeniz motivenizi artıracaktır. Tüm hareketlerinizi iş yerindeymiş gibi daha kontrollü ve iş disiplini kapsamında yapmalısınız.

➡️ Çalışma alanınızı hazırlayın

Evde verimli çalışma ortamı oluşturabilmek için çalışacağınız yerin ofis olduğunu düşünmelisiniz. Bunun için çalışırken dikkatinize dağıtacak, televizyon gibi ev eşyalarının aynı ortamda bulunmamasına dikkat etmelisiniz. Kendinize bir çalışma masası oluşturmalı ve masada sadece işinizle ilgili eşyalar yer almalıdır. Ev halkının sizin bulunduğunuz yere sık girmesini engellemeli ve sakin bir ortam oluşturmalısınız.

Evden Çalışırken Kullanabileceğiniz Araçlar

Dünya genelinde koronavirüs olarak adlandırılan Covid-19 hastalığının hızlı ölümlere neden olması, birçok sektörü evden çalışma modelini uygulamaya zorlamıştır. Şirketler, çalışanlarının sağlığını korumak bunu yaparken de mümkün olduğu kadar işlerini aksatmamaya çalışmaktadır. Evden çalışma şekline alışık olmayanlar ilk başlarda zorlanacaklardır fakat evden çalışırken kullanılabilecek çeşitli online araçlar yapılacak olan işleri kolaylaştıracaktır.

evden çalışmak

Ücretsiz olarak kullanılabilen çeşitli araçlar vardır ve kişiler bilgisayar ya da mobil cihazları üzerinden bu araçları kullanabilirler. Kullanılacak olan araçlar ihtiyaca ve yapılacak olan işe göre belirlenmektedir. Araç türleri, uzaktan çalışmayı kolaylaştırmakta, çalışanların birbirileri ile haberleşmesi, veri akışı, konferans görüşmeleri gibi işlerin hızlı ve kolay yapılmasını sağlayacaktır. İhtiyaç durumuna göre kullanılabilecek araç türlerinden bazıları şunlardır:

1️⃣ Not Tutma Araçları

Uzaktan çalışma yöntemlerinde ya da bilgisayar üzerinden yapılan tüm çalışmalarda çeşitli not tutma araçları kullanılabilir. Çalışırken, kağıt üzerine karalamalar yapmak, zaman kaybı ve karmaşıklık oluşturduğu için bu işlem dijital ortamda daha çevreci ve verimli şekilde gerçekleştirilebilir. En iyi not tutma araçları kullanılarak, projelerin düzenli ve verimli olması sağlanabilir. En iyi not tutma araçları:

✔️ Evernote

İlk dijital not tutma defteridir ve metin, ses, video içerikleri ile not tutmanızı sağlar.

Evernote aracına, bilgisayar arama motorlarının tamamından (Chrome, Mozilla firefox, safari) ulaşılabilir.

✔️ Onenote

Microsoft ürünü olan OneNote uygulaması, metin ve web eklentilerinin kullanılmasını sağlarken, dokunmatik ekranlarda da elle not yazılmasını sağlar. OneNote aracı, mobil cihazlarda kullanılan, Android ve İos işletim sistemleri üzerinden, Microsoft hesabına senkronize edilerek kullanılabilir.

✔️ Dropbox Paper

Çoklu kullanım özelliği ile not tutma araçları arasında öne çıkar. Birden fazla kullanıcı eş zamanlı olarak erişim sağlayarak aynı belgeler üzerinde çalışılabilir. Evden çalışma yönteminde şirket için en kullanışlı not tutma aracıdır.

2️⃣ Rutin Takip Araçları

Sağlık açısından çalışanlarının evden çalışmasını sağlayan firmalar, çalışanlarına iş atama ve iş takibi için rutin takip araçlarını kullanır. İş takip programları için iOS ya da Android uygulamaları üzerinden ücretli veya ücretsiz olarak indirilebilir veya masaüstü tarayıcıları üzerinde kullanılabilir. Bu araçlar sayesinde, iş takibi, proje takibi, takım çalışmaları takibi yapılabilir.

3️⃣ Proje Yönetimi Araçları

proje yönetim araçları

Evden ya da uzaktan çalışma yöntemlerinde, çalışma ekibinde bulunan herkesin koordineli çalışabilmesi ve herkesin aynı sayfa üzerinde çalışabilmesi önemlidir. Firmaların büyüklüklerine göre farklı bölümlerin takibini yapmak zor olduğu için projelerin yönetiminin kolaylaştırılabilmesi için en iyi yönetim araçları kullanılır.

✔️ Asana

Proje yönetim araçlarından Asana, karmaşık görevleri küçük görevlere ya da alt birimlere ayırarak kontrol edilmesini sağlayan bulut tabanlı bir araçtır. Asana proje yönetim araçlarını daha çok IT yöneticileri ve freelancer web geliştiricileri kullanır.

https://asana.com/ web sitesinden uygulamaya ulaşılır ve uygulama bilgisayar, Android ve iOS platformunda kullanılır.

✔️ Trello

Uzaktan çalışmalarda, yapılacaklar listesini, tartışmaları görsel olarak görüntüleme, düzenleme Trello proje yönetim aracı ile daha kolay yapılabilir. Proje yönetim aracından daha ziyade görünüm özelliği ile projeye göz atma uygulamasıdır ve ücretsiz ve ücretli şeklinde iki farklı pakette kullanılabilir. Ücretsiz kullanılan bir uygulamadır ancak bazı büyük eklentileri ve ekstra paketleri ücretli olarak alınır.

https://trello.com/ bağlantısından gerekli bilgilere ulaşılabilir ve Google Play, AppStore platformlarından indirilebilir.

✔️ Basecamp

Proje yönetim araçları arasında, en iyi 10 proje yönetim ve işbirliği aracı arasındadır. Ekip ya da müşteriler ile işbirliği yapılmasını sağlayan arayüze sahiptir. Araç üzerinde birden fazla proje oluşturulabilir, yapılacaklar listesi hazırlanabilir ve dosyalar yönetilebilir. Ücretli olarak kullanılır App store ve Google Play uygulamasından indirilebilir. Web tabanlı bir uygulamadır.

Basecamp’e https://basecamp.com/ bağlantısından uygulamaya ulaşılabilir.

✔️ Todoist

Proje yönetim aracı olarak tercih edilen Todoist, herkesin ne zaman ne yapması gerektiğini ve takım çalışmalarının sorunsuzca yapılmasını sağlayan bir araçtır. Yapılan işlemler arasında, proje oluşturma, görev ekleme, sorumluluk atama, proje bitiş tarihi belirleme yer almaktadır. Yeni başlayanlar için ücretsiz sürüm seçeneği sunarken, profesyonel kullanımlar için ücretli paketleri vardır.

Todoist’e https://todoist.com/tr/pricing linki üzerinden ulaşılabilir ve uygulama, PC ve mobil platformlarda kullanılabilir.

4️⃣ Dosya Aktarım Araçları

dosya transfer araçları

Evden çalışmaya başladığınızda, diğer iş arkadaşlarınız ile yürüttüğünüz projelerle ilgili çeşitli dosyaları paylaşma ihtiyacınız olacaktır. Dosya aktarım araçları, bilgisayar ve mobil platformlarda çalışmaktadır ve dosya transfer işlemlerinizi internet erişimi sayesinde gerçekleştirilebilmektedir. Farklı büyüklüklerdeki dosyaların aktarımı için kullanılan en iyi dosya aktarım araçları şunlardır:

✔️ WeTransfer

WeTransfer, internet erişimi sağlanan her yerden dosya aktarımı yapılmasını sağlar. Bilgisayar ya da mobil cihazlar üzerinden dosya paylaşımlarında bir link oluşturur ve dosyaları indirecek kişiler bu linki kullanarak dosyayı indirebilirler. WeTransfer tek seferde 10 GB büyüklüğünde bir dosyanın transferini yapabilir. Yüklenen dosyaları kullanıcı silmedikçe 7 gün saklar.

https://wetransfer.com/ ücretsiz bir uygulamadır ve Android, IOS ve PC platformlarında kullanılabilir.

✔️ Smash

Dosya transfer işlemlerinde sınırlama uygulamayan, farklı yazılımlarla entegre olarak çalışabilen Smash dosya transfer aracı en çok tercih edilen bir uygulamadır. Sadece bilgisayar platformunda çalışmakta, mobil platformlar için henüz uygulaması bulunmamaktadır. Limitsiz dosya aktarım hizmeti sunmaktadır. Hem ücretsiz hem de ücretli paket seçenekleri vardır.

Smash https://fromsmash.com/ web sitesi üzerinden kullanılabilir.

✔️ Terashare

Dosya paylaşımı imkanları sunan gizli bağlantı oluşturan bir paylaşım aracıdır. 10 GB’dan küçük dosyaların bilgisayara indirilmesini sağlar ve güvenli sunucularda saklar. Gizli bağlantı oluşturduğu için bilgisayar kapatılsa bile kullanıcı hesabına dosya indirmeye işlemine devam eder.

Terashare http://terashare.net/ linki üzerinden indirilebilir ve PC platformunda kullanılabilir.

✔️ Hightail

Hightail Android ve İOS platformlarda kullanılan bir uygulamadır ve video, fotoğraf paylaşımları yapılmasını sağlanabilir. Daha çok grafik tasarımcıları ve fotografçılar tarafından kullanılır. Evden çalışma dönemlerinde, projelere ait resim ve videoları, çalışma arkadaşlarıyla kolayca ve güvenle paylaşılabilir.

Hightail ücretsiz olarak https://play.google.com/store/apps/details?id=com.hightail.android.spaces&hl=tr ve https://apps.apple.com/us/app/hightail/id1030972058 bağlantılarından indirilebilir.

5️⃣ Mola Hatırlatma Araçları

Evde çalışma uygulamasına başlayanlar, uzun saatler bilgisayar başında kalabilecek ve yorgunluk, sırt ağrısı sorunları ile karşılaşabilir. Bilgisayar mola hatırlatma araçları ile sağlık sorunları risklerini azaltabilir ve belirli zaman aralıklarında mola verileceğini hatırlatılması sağlanabilir. Çalışanın sağlığı ne kadar yerinde olursa çalışma verimliliği de o kadar artacaktır. Mola hatırlatma araçları sayesinde, çalışma sürenizi ve mola sürenizi ayarlanabilir.

✔️ Stretchly

Stretchly açık kaynak kodlu ücretsiz bir uygulamadır. PC platformlarında kullanılabilmekte ve Windows, MacOs ve Linux işletim sistemlerinde kullanılabilir.

Stretchly https://hovancik.net/stretchly/downloads/ linkinden indirilebilir ve bilgisayarda kullanılabilir.

6️⃣ Zaman Yönetimi Araçları

zaman yönetimi araçları

Evden çalışma yöntemlerinde verimliliği katlayarak artırabilmek için zaman yönetim araçlarını doğru kullanmak önemlidir. Zaman yönetiminde, günün her anı daha iyi planlanabilir ve verimlilik sağlanabilir.

  • Zamanı planlamak için aceleci olmamalısınız,
  • Hedeflerinizi ortaya koymalısınız,
  • Zamanın tuzaklarından uzak durmalısınız,
  • Zamanı etkin kullanabilmek için kendinizi geliştirmelisiniz.

7️⃣ Ekip Mesajlaşma Araçları

ekip mesajlaşma araçları

Uzaktan ya da evden çalışma yöntemlerinde, aynı iş üzerine çalışılan iş arkadaşıyla ya da müşteriyle ile mesajlaşma araçları sayesinde iletişim kurulabilir. Bu iletişimde e-posta, video konferans, mesajlaşma, dosya paylaşımlarına ihtiyaç duyulur. Ekip mesajlaşma araçlarından bazıları şunlardır:

✔️ Zula

Zula, mobil platform üzerinden, dosya paylaşımı ve chat işlemlerinin yapılmasını sağlar. Diğer mesajlaşma araçlarında, dosya paylaşımı için Dropbox kullanmak zorunda kalırken Zula üzerinden hepsini yapılabilir.

✔️ Hipchat

Hipchat ekip mesajlaşma aracının limitli ücretsiz ve ücretli versiyonları bulunur. 5 GB boyutuna kadar dosya paylaşımına izin verir. Video görüşme avantajı sunar.

https://www.atlassian.com/software/hipchat/downloads linkinden indirilebilir ve Windows, Mac, Linux, Android, iOS platformlarında kullanılabilir.

✔️ Slack

Slack mesajlaşma aracı mobil ve web platformlarında kullanılabilir. Ücretli versiyonu ile sınırsız görüşme sağlarken, ücretsiz versiyonunda sınırlı seçenekler mevcuttur.

https://slack.com/intl/en-tr/downloads/windows linkinden indirilebilir ve sadece Windows uygulamalarında kullanılabilir.

✔️ Yammer

Microsoft tarafından geliştirilmiş olan ekip içi iletişim araçlarının ilklerindendir. Web, Android, IOS platformlarda ücretli ye da limitli ücretsiz olarak kullanılabilir. Ekip çalışmalarında, chat, görüntülü görüşme ve dosya paylaşımı seçeneklerini bir arada sunuyor.

https://www.yammer.com/ web sitesi üzerinden uygulamaya ulaşılabilir ve uygulama sadece bilgisayar platformunda çalışır.

8️⃣ Video Görüşme Araçları

Evden çalışmaya başlandığında, ekip çalışmaları için zaman zaman görüntülü görüşmek ve video konferans yöntemi ile toplantılara katılmak illaki gerekecektir. Bilgisayar ya da mobil cihaz platformlarında kullanılan araçlar ile bu ihtiyaçlar karşılanabilir.

✔️ Stride

Takım içi iletişim için geliştirilmiş bir araçtır. Grup konuşmalarının görüntülü yapılmasını sağlar. Görüntü görüşme sırasında, görev atama, alınan kararların kaydedilmesi için işleri kolaylaştıracak seçenekler sunar. Ücretli ve ücretsiz versiyonları vardır. Android, iOS ve PC platformlarında kullanılır.

https://www.techspot.com/downloads/7082-Stride.html linki ile bilgisayar, Android, IOS platformları için indirilebilir.

✔️ Realtime Board

Uzaktan yapılan çalışmalarda, ekip ile eş zamanlı görsel ve online çalışma tahtası hizmetleri sunar. Ücretli bir uygulamadır ve 3 kullanıcıya kadar ücretsiz seçenekler sunulur. Bilgisayar platformlarında kullanılır.

https://miro.com/ sitesinden indirilebilir.

✔️ Join.me

Evden çalışırken, ani gelişen durumlar için online toplantılara katılmak gerekebilir. Join.me video konferans aracı olarak en iyi seçeneklerden birisidir. Ücretli bir uygulamadır. iOS, Android ve PC platformlarında kullanılabilmektedir.

https://www.join.me/ ücretsiz deneme sürümleri vardır ve ücretli olarak sınırsız kullanılır. AppStore, Google Play platformlarından indirilebilir.

9️⃣ Sesli Görüşme Araçları

sesli iletişim araçları

Ekip çalışmalarında ve uzak erişimlerde Microsoft sesli görüşme hizmetleri sıkça kullanılır. Microsoft Teams ile bütünleşik sunulan sesli iletişim aracı sayesinde, şirket için sesli görüşmeler, masrafsız olarak gerçekleştirilebilir. Microsoft tarafından sunulan sesli görüşme araçları, Office 365, Teams, Skype rahatlıkla kullanılır.

✔️ Skype

Herkesin bir kez de olsa kullandığı bu program sayesinde toplu sesli ve görüntülü toplantıları rahatlıkla yapılabilir. 50 kişiye kadar olan toplantıların rahatlıkla gerçekleştirilebildiği bu programla birlikte aynı zamanda ekiplere ayrı ayrı gruplar kurulabilir.

✔️ Discord

Sunucu kurup, dosya paylaşımı, sesli sohbet kanalları ve metin kanalları açılabilen, ekran paylaşımı yapılabilen, yetki ve rollerin ayarlanabildiği bir iletişim programıdır. Her takıma bir rol verip takımların sadece kendi rolüne sahip kanallara ve ortak kanallara katılabilmesi gibi yetki düzenleme işlemleri kolayca yapılabilir.

🔟 Uzaktan Kontrol Araçları

Evden çalışma sistemlerinde, ekipleri yönetmek, projeler için önemli aşamalardan birisidir. Son dönemlerde evden çalışma sistemini seçmek zorunda kalan girişimciler, ekiplerini yönetmek ister. Gerektiğinde uzaktan kontrol araçları ile her türlü kontrolü yapılabilir.

✔️ FIO

Ekiplerin, gün içerisindeki çalışmaları en iyi FIO uygulaması ile takip edilir. FIO uygulaması çalışanların bilgisayarlarına kurulur ve ekipler eklenerek kontrol sağlanır. FIO sayesinde tüm çalışanları, çalışma sürelerini, tamamlanan işlerin raporu oluşturulabilir ve evden çalışma ortamı en iyi şekilde optimize edilir..

http://www.fioapp.co/ bağlantısından PC platformları için indirme yapılabilir.

✔️ 15Five

Uzaktan çalışma sistemine geçişler olmaya başladığında, yöneticiler ekiplerini kontrol edebilmek için farklı yöntemler ararlar. 15Five uygulaması ile dakikalar içerisinde, ekipler ile iletişime geçilebilir ve gerekli kontroller sağlanabilir.

https://www.15five.com/pricing/ bağlantısı üzerinden kişi başı ücretiyle kurulabilir. iOS ve Android platformlarında kullanılabilir.

Kapanış

Dünyanın bazı ülkelerinde yaygın olarak kullanılan evden çalışma sistemi, günümüzde yaşanan koronavirüs nedeniyle ülkemizde de bazı sektörler tarafından kullanılmaya başlamıştır.

Bu sistemi yeni kullanmaya başlayanların neler yapacağı, verimli çalışabilmek için nelere dikkat etmeleri gerektiği bilinmelidir. Çalışma verimliliğinin katlayarak artırılabilmesi için çalışanların bu sisteme hazır hissetmesi gereklidir. Evlerini ofisleri gibi görmeli ve çalışma saatleri, mola araları ve ekiplerle iletişimde kullanılacak her türlü araç belirlenmelidir. Verimli çalışmalar yapılması için plan ve program gereklidir.

Çalışmaların yapılacağı bilgisayarların ve şirket ağına bağlanabilecek bir internet bağlantısı gereklidir. Evde çalışmaya başlandığında iş disiplinine uyulması, işe gidiyor gibi giyinilmeli ve çalışma ortamında dikkat dağıtacak nesnelerin olmamasına özen gösterilmesi gereklidir. Günlük çalışma planı hazırlanmalı ve yapılacak tüm işlerin listesi oluşturulması gereklidir. Bu yöntemler ile evden çalışma verimliliği 10 kat artacaktır.

Yorum Yap